L’importanza del Controllo di Gestione in emergenza nell’Ente Locale
Introduzione
Il personale dell’Ente Locale è una Risorsa, forse la più importante, anche in situazione di emergenza!
Il Controllo di Gestione in emergenza ha la funzione di analizzare la situazione operativa dell’organico dell’Ente Locale attraverso la fotografia del proprio organico, le specificità, le aree operative oltre ai carichi di lavoro ed i costi e le entrate straordinarie dovute dall’attuale periodo storico.
Il Controllo di Gestione in emergenza è finalizzato ad elaborare una mappa che efficienti le procedure garantendo il regolare svolgimento delle funzioni istituzionali anche in caso di emergenza.
Attraverso il Controllo di Gestione l’Ente Locale vuole istituire una procedura di verifica che consenta un monitoraggio continuo dei risultati funzionali ottenuti rispetto alle risorse impegnate.
Il Controllo di Gestione, come illustra l’articolo 196 del “Testo unico delle leggi sull’ordinamento degli enti locali”, è finalizzato a garantire:
- Il raggiungimento degli obiettivi definiti dall’Ente Locale;
- La corretta ed economica gestione delle risorse pubbliche;
- L’imparzialità ed il buon andamento della pubblica amministrazione;
- La trasparenza dell’azione amministrativa.
Articolo 196
Controllo di gestione
- Al fine di garantire la realizzazione degli obiettivi programmati la corretta ed economica gestione delle risorse pubbliche, l’imparzialita’ ed il buon andamento della pubblica amministrazione e la trasparenza dell’azione amministrativa, gli enti locali applicano il controllo di gestione secondo le modalita’ stabilite dal presente titolo, dai propri statuti e regolamenti di contabilita’.
- Il controllo di gestione e’ la procedura diretta a verificare lo stato di attuazione degli obiettivi programmanti e, attraverso l’analisi delle risorse acquisite e della comparazione tra i costi e la quantita’ e qualita’ dei servizi offerti, la funzionalita’ dell’organizzazione dell’ente, l’efficacia, l’efficienza ed il livello di economicita’ nell’attivita’ di realizzazione dei predetti obiettivi.
In cosa consiste il Controllo di Gestione in emergenza nell’Ente Locale
Il Controllo di Gestione in emergenza resta fedele ai principi esposti negli articoli precedenti, ma con un occhio di riguardo per la situazione attuale dovuta al Covid 19 ed a tutto ciò che ne consegue.
Lo scopo principale del Controllo di Gestione in emergenza è quello di pianificare le azioni amministrative future e di analizzare principalmente le conseguenze della pandemia sulla capacità operativa dell’Ente Locale. E’ necessario fotografare la struttura organica presente all’interno dell’Ente Locale e rilevare il comportamento dei vari uffici rispetto al periodo storico attuale, caratterizzato da innumerevoli chiusure di uffici ed al conseguente potenziamento dello smart-working. Come per le piccole, medie e grandi imprese, anche il settore amministrativo ha subito diversi duri colpi, sia in ambito economico-finanziario, sia nell’ambito operativo.
Per questo è importante, se non fondamentale, svolgere il Controllo di Gestione in emergenza, per comprendere i settori e le aree più colpite, intervenendo con azioni amministrative efficienti e mirate.
Il Controllo di Gestione è il processo fondamentale attraverso cui costruire obiettivi raggiungibili.
La pianificazione, infatti, è il giusto momento di risposta ed anticipazione degli effetti di variabili mal controllate o più semplicemente di imprevisti.
La costanza e la continua misurazione sono aspetti fondamentali nella gestione, specie in questo periodo storico particolare, caratterizzato da chiusure di uffici, smart-working e lockdown che minano il corretto e continuo svolgimento dell’azione amministrativa.
I principali criteri del Controllo di Gestione in emergenza nell’Ente Locale
Va considerato che la gestione di una crisi si divide in due tempi, ovvero:
– la fase dell’emergenza, in cui bisogna studiare la situazione e quindi prendersi il tempo necessario per farlo.
– la fase di adattamento nella quale si pongono e si sviluppano man mano i primi rimedi per affrontare la crisi.
E’ proprio qui che interviene il Controllo di Gestione in emergenza, perché è l’unico strumento in grado di analizzare e contestualizzare le diverse situazioni introducendo pratiche innovative o correttive per garantire un flusso costante all’azione amministrativa.
Il Controllo di Gestione in emergenza nell’Ente Locale: come opera per migliorare il lavoro delle persone
Nel concreto, una prima analisi, come detto precedentemente, va fatta mediante una fotografia della struttura organica dell’Ente Locale, delineando le ripartizioni di uffici e soprattutto i ruoli svolti dal personale.
E’ necessario procedere con l’individuazione dello svolgimento delle varie mansione, analizzando se i vari uffici ed i dipendenti abbiano svolto il loro operato in sede o in smart-working. Si procede con la raccolta delle informazioni direttamente dai dipendenti, cercando di comprendere le difficoltà riscontrate nell’esecuzione delle loro mansioni, come l’impossibilità di recarsi in ufficio per svolgere determinati compiti, la mancanza di attrezzatura informatica per permettere il lavoro da remoto in completa autonomia, o ancora la mancanza di servizi internet (o più generalmente telefonia) dedicata alle attività operative. Le problematiche possono essere svariate e sono tutti elementi di rallentamento nell’operato di ciascun singolo dipendente.
Tutte quelle operazioni di analisi delle performance che sono finalizzate a capire il funzionamento dell’Ente Locale per migliorarne l’andamento e prendere decisioni sugli obiettivi futuri rientrano nella definizione di “Controllo di Gestione”.
Il Controllo di Gestione in emergenza nell’Ente Locale: cosa fare
Bisogna reperire tutte le informazioni possibili per comprendere le varie difficoltà e trovare delle soluzioni valide da utilizzare nel breve periodo.
Il contenuto dei report che ne derivano solitamente è formato da dati e informazioni che riguardano il tema o il settore da analizzare. Per ottenere uno strumento di analisi che sia utile al Controllo di Gestione, bisogna filtrare le informazioni che servono e che possono dire qualcosa al fine di elaborare nuove strategie o piani d’azione. Quindi, bisogna operare una giusta sintesi per rendere i dati presenti sul report completi, chiari ed indicativi.
Con riferimento a questo particolare contesto di crisi, occorre individuare i diversi aspetti di rilievo e di impatto di cui tenere conto per perseguire una soluzione condivisa con un approccio di contenimento degli effetti avversi e gestione consapevole dei rischi.
Una crisi ancora più profonda è dietro l’angolo se il superamento dell’emergenza viene lasciato al caso. Il ricorso ad un professionista che possa invece, attraverso le procedure del Controllo di Gestione, analizzare correttamente la situazione ed evidenziare criticità e procedure di recupero, può fare la differenza e far emergere, anche nel periodo di crisi, le opportunità di ripresa.
L’azione di monitoraggio del Controllo di Gestione in emergenza nell’Ente Locale
Il Controllo di Gestione non è solo elemento di pianificazione strategica, ma è il modus operandi corretto per un giusto monitoraggio dell’azione dell’Ente Locale, sia per quanto concerne l’operato del personale, sia per quanto riguarda i costi di gestione dell’Ente Locale.
E’ inevitabile che questo particolare periodo storico porti con se innumerevoli costi straordinari rispetto alla normale gestione degli anni precedenti, basti pensare agli acquisti effettuati per i dispositivi di sanificazione, come i dispenser di gel disinfettante, la mascherine chirurgiche piuttosto che le Ffp2 o anche spese più ingenti da sostenere, quali ad esempio la creazione di hub vaccinali o di aree per il triage infermieristico, piste di atterraggio per elisoccorsi o anche solo l’installazione di defibrillatori.
Tutti questi elementi rientrano nella categoria delle spese straordinarie dovute dallo specifico periodo storico.
Il Controllo di Gestione in emergenza ci permette di analizzare questi costi e di verificare l’impatto che hanno avuto sull’economia dell’Ente Locale, permettendoci di analizzare e suggerire eventuali azioni amministrative da svolgere al fine di mantenere l’equilibrio economico.
di Lorenzo Cavallo
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