L’importanza del Controllo di Gestione nella Pubblica Amministrazione

Introduzione al Controllo di Gestione negli enti locali

Il Controllo di Gestione nelle Pubbliche Amministrazioni richiede un notevole impegno, sia sotto il punto di vista finanziario ed amministrativo, sia per quanto riguarda il continuo progresso delle norme vigenti e soprattutto anche per i continui cambiamenti delle condizioni interne ed esterne della Pubblica Amministrazione.
E’ fondamentale comprendere che questo strumento va utilizzato in quanto elemento centrale per una corretta azione amministrativa da parte dell’Ente, e non solo perché imposto dalla legge.
Il Controllo di Gestione è un processo che assicura l’efficacia e la corretta distribuzione delle risorse impiegate dalla Pubblica Amministrazione, per il raggiungimento dei propri obiettivi, presupponendo una chiara definizione delle leve decisionali, delle risorse e delle responsabilità.
Gli attori principali che svolgono l’attività di Controllo di Gestione sono i membri della Dirigenza, con lo scopo di analizzare e cercare sempre di migliorare l’economicità dei processi produttivi, guidando la Pubblica Amministrazione verso il raggiungimento degli obbiettivi preposti.
A tal proposito la Legge Italiana ci viene incontro tramite l’intervento normativo più rilevante in materia di Controllo di Gestione, ovvero il D. Lgs n. 286 del 1999, che ha definito, per la prima volta in forma unitaria, diverse tipologie di controllo interno, quali:

• Il Controllo di regolarità Amministrativa e Contabile, volto a garantire la legittimità, la regolarità e correttezza dell’azione amministrativa, nonché la regolarità contabile degli atti amministrativi;
• Il Controllo Strategico, finalizzato alla verifica del conseguimento delle finalità previste nei documenti di pianificazione e programmazione dell’organo politico ed amministrativo;
• Il Controllo di Gestione, per verificare l’efficacia, l’efficienza e l’economicità dell’azione amministrativa al fine di ottimizzare, anche mediante interventi correttivi;
• La valutazione della Dirigenza, con l’art. 10, comma 1, lettera b), del D. Lgs. n. 150 del 27 ottobre 2009 “Attuazione della Legge 4 marzo 2009 n° 15, in materia di ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e di efficienza e trasparenza delle Pubbliche Amministrazioni”, si prevede che ogni Ente adotti annualmente, entro il 30 giugno, un documento denominato “Relazione sulla Performance” che evidenzia, a consuntivo, con riferimento all’anno precedente, i risultati organizzativi e individuali raggiunti rispetto ai singoli obiettivi programmati ed alle risorse, con rilevazione degli eventuali scostamenti, e il bilancio di genere realizzato.

Di recente introduzione i seguenti elementi:

• Controllo sugli enti strumentali, finalizzato alla verifica della sana gestione finanziaria e, con riferimento all’attività gestionale, al funzionamento ed alla coerenza con gli obiettivi della programmazione centrale della PA di riferimento, nonché dei suoi atti di particolare rilevanza degli stessi;
• Controllo sulle società partecipate, volto al controllo sul grado di raggiungimento degli obiettivi programmati ed assegnati, la sana gestione economico-finanziaria di esse, nonché la qualità delle attività svolte e dei servizi erogati;
• Controllo degli adempimenti in materia di prevenzione della corruzione e di trasparenza, finalizzati alla verifica dell’effettiva osservanza nell’Amministrazione regionale del Piano triennale di prevenzione della corruzione e trasparenza.

Altre forme di controllo negli enti locali

Il Controllo di Gestione non si occupa solamente di verificare lo stato di raggiungimenti degli obiettivi preposti, ma è uno strumento molto versatile che estende il suo campo di funzione in altri ambiti, permettendo allo stesso modo altre forme di controllo, quali:

• Il Controllo Normativo;
• Il Controllo delle Operazioni;
• Il Controllo Sociale.

Il Controllo Normativo ha lo scopo di verificare il comportamento della PA rispetto alle disposizioni scritte di carattere normativo, quali leggi, statuti, regolamenti e procedure.
Il Controllo delle Operazioni consiste nell’ispezione, episodica o continuata, sulle azioni realizzate all’interno della PA. Nell’esercitare tale forma di controllo, il punto di riferimento è ancora il rispetto di una norma scritta, ma, a differenza di quanto accade nel caso del Controllo Normativo, la procedura di ispezione si incentra prevalentemente sulle azioni di natura esecutiva, più che su quelle condotte dai vertici politici.
Infine, per quanto concerne il Controllo Sociale, considerando la PA come una “comunità d’individui”, si evince che il comportamento degli operatori è condizionato, oltre che da meccanismi formalizzati (es. le procedure da seguire, le leggi da osservare, obbiettivi economico-finanziari da raggiungere) anche da un insieme di valori culturali condivisi all’interno dell’organismo economico. Pertanto, quando ci si focalizza sul controllo di tipo sociale, si deve porre l’attenzione sull’ attitudine dell’individuo a rispettare i principi di comportamento e di funzionamento del collettivo, come:

• La capacità di gestire i propri dipendenti;
• Le abilità collaborative;
• La capacità di relazionare con i colleghi;
• L’aderenza alle linee guida esplicitate dai vertici aziendali;
• L’atteggiamento dei soggetti aziendali nei confronti degli utenti.

L’utilità del Controllo di Gestione negli enti locali

Il Controllo di Gestione è uno strumento necessario alla Pubblica Amministrazione per monitorare in maniera consapevole, tramite una programmazione ben delineata, informazioni chiare e precise ed una visione globale, l’operato dell’azione amministrativa per eventualmente operare tempestivamente ed in maniera correttiva.
Un buon Controllo di Gestione deve pertanto rispondere periodicamente a domande (possibilmente con cadenza trimestrale in una PA) che spesso una Dirigenza si dovrebbe porre, tra cui le seguenti:

• Si sono raggiunti gli obbiettivi preposti?
• L’Ente soddisfa i propri utenti con i servizi offerti?
• Ci sono sprechi di costi? Se si, dove si è sprecato ed in quale misura?
• Le attività e la gestione economica è ben organizzata o è necessario intervenire in alcune aree?

Dall’analisi degli scostamenti, analizzando il rapporto fra il realizzato ed il preventivato, emerge pertanto il buono o il cattivo andamento delle singole voci e si può intervenire preventivamente con le azioni più opportune per modificare e migliorare la situazione.
Il Controllo di Gestione è anche chiamato “Contabilità Direzionale” e deriva dai dati più importanti scaturenti da procedure extracontabili. Esso costituisce, infatti, una rappresentazione reale dell’andamento dell’azione amministrativa della Pubblica Amministrazione, un vero e proprio strumento per la direzione, che permette di monitorare e di evitare rischi, errori e costosi ritardi.
Attraverso il Controllo di Gestione si può verificare l’andamento di ogni “settore” con una visione globale della condizione e questo ci permette di capire quale effetto ha ogni scostamento sull’andamento generale.
Un Controllo di Gestione completo dovrebbe avere anche un budget di riferimento, cioè un conto economico di previsione per ogni settore, redatto trimestralmente, in concomitanza con le operazioni di monitoraggio, con lo scopo di confrontare l’andamento dell’operato dell’Ente rispetto ai costi prefissati in fase di previsione.
Gli elementi principali su cui si fonda l’applicazione del Controllo di Gestione non sono solamente i “ricavi”, o meglio le entrate, ma altri due fattori molto importanti:

• I costi fissi, che variano soltanto in funzione del tempo;
• La percentuale dei costi variabili, proporzionali ai ricavi.

Con questi due elementi di riferimento, emerge il peso dei costi e quanto essi influiscano sulla gestione delle disponibilità liquide dell’Ente e sui relativi margini di manovra dell’azione amministrativa, permettendo perciò alla dirigenza di assumere in maniera consapevole le decisioni importanti.

Conclusioni

Il Controllo di Gestione negli enti locali è un elemento assai complesso che si compone da diversi momenti dell’azione amministrativa.
Nei prossimi articoli introdurremo ed analizzeremo meglio i singoli momenti e le singole procedure che lo compongono al fine di fornirvi una linea temporale da poter seguire passo passo con l’arrivo del nuovo anno.

di Lorenzo Cavallo