La fatturazione elettronica

A partire dal 01/01/2019 abbiamo assistito ad un cambiamento molto importante in materia di fatturazione, poiché è stato introdotto l’obbligo di procedere all’emissione della fattura elettronica anche per documentare le operazioni economiche effettuate tra privati. Con il termine “privati” si indicano tutti i soggetti diversi dalle Pubbliche Amministrazioni, indipendentemente dal fatto che siano titolari o meno di partita IVA. Si potrebbe quasi sostenere che sia stata una novità più “impattante” per le Pubbliche Amministrazioni stesse rispetto a quanto abbia invece rappresentato per i relativi fornitori, in quanto le Pubbliche Amministrazioni hanno dovuto rivoluzionare il sistema di fatturazione attiva, mentre il ciclo passivo già transitava tramite le piattaforme elettroniche (in particolare il Sistema di Interscambio).

In questo articolo cercheremo di fare chiarezza su diversi argomenti:

  • Cos’è una fattura e a cosa serve.
  • Come fare la fattura elettronica per la Pubblica Amministrazione.
  • Quando non serve la fattura.
  • Chi è obbligato ad emettere fattura elettronica.

Cos’è una fattura e a cosa serve

Con il termine fattura si identifica ogni documento fiscale obbligatorio emesso da un soggetto passivo Iva (ovvero titolare di partita Iva) al fine di attestare un evento fiscalmente rilevante: una cessione di beni o una prestazione di servizi.

La fattura è il documento attraverso il quale si esercita il diritto a riscuote il prezzo per i servizi resi e/o per i beni ceduti. La fattura può essere redatta senza vincoli rispetto alla forma, ma il relativo contenuto è disciplinato in legge (nel corso dell’articolo saranno evidenziati i principati dati obbligatori da inserirvi).

Come fare la fattura elettronica per la Pubblica Amministrazione

In primo luogo, per la compilazione di una fattura elettronica, è necessario disporre dei dati fiscalmente rilevanti individuabili nell’art. 21 del D.P.R. 633/72, ovvero:

  • ditta, denominazione o ragione sociale, residenza o domicilio dei soggetti fra cui è effettuata l’operazione, nonché ubicazione della stabile organizzazione per i non residenti e, relativamente all’emittente, numero di partita IVA (se non si tratta di imprese, società o enti devono essere indicati, in luogo della ditta, denominazione o ragione sociale, il nome e il cognome);
  • data di emissione del documento;
  • numero progressivo del documento;
  • natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell’operazione;
  • corrispettivi e altri dati necessari per la determinazione della base imponibile;
  • aliquota e ammontare dell’imposta.

Con riferimento all’imposta sul valore aggiunto è importante dare evidenza dell’applicazione della scissione dei pagamenti (se ricorre la fattispecie), in quanto grazie a questa informazione sarà possibile determinare l’ammontare che effettivamente dovrà essere corrisposto a chi emette la fattura. Inoltre l’errata indicazione circa la natura dell’imposta è legittima causa di rifiuto per la fattura elettronica.

È prevista inoltre l’obbligatorietà dei seguenti dati fiscalmente rilevanti (che rappresentano le differenze principali esistenti tra la fattura cartacea e la fattura elettronica):

  • codice univoco ufficio” o “codice IPA” in grado di individuare l’ufficio della Pubblica Amministrazione destinatario della fattura (quindi si tratta di un elemento da indicare nei soli casi in cui si emetta fattura elettronica verso una Pubblica Amministrazione);
  • firma digitale del soggetto cedente o prestatore (o del relativo Rappresentante Legale).

Altri elementi obbligatori che devono essere iscritti nella fattura elettronica al fine di assicurare l’effettiva tracciabilità dei pagamenti da parte delle Pubbliche Amministrazioni, ai sensi del D.L. n. 66/2014, sono:

  • il “Codice identificativo di gara” (CIG), ad eccezione dei casi di esclusione espressamente previsti dalla legge;
  • il “Codice unico di progetto” (CUP), elemento caratterizzante delle fatture relative ad opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria e altre fattispecie ad esse assimilate.

Il Sistema di Interscambio

Il Sistema di Interscambio è la piattaforma digitale che si occupa di controllare e smistare le fatture elettroniche, nello specifico i suoi compiti sono:

  • verificare se la fattura elettronica contiene almeno i dati fiscalmente rilevanti nonché l’indirizzo telematico (c.d. “codice destinatario”/indirizzo PEC) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura elettronica;
  • controllare l’effettiva esistenza e validità dei dati fiscali dei soggetti coinvolti (partita Iva e codice fiscale di emittente e destinatario).

Attraverso Il Sistema di Interscambio non è possibile emettere la fattura elettronica, ma questi rappresenta lo strumento attraverso cui i file in formato Xml vengono trasferiti da un contribuente ad un altro. Pertanto qualsiasi software gestionale adibito alla fatturazione elettronica deve essere collegato con il Sistema di Interscambio.

I tempi in cui il Sistema di Interscambio effettua le operazioni di controllo e consegna della fattura elettronica possono variare da pochi minuti ad un massimo di 5 giorni.

In caso di esito positivo dei controlli precedenti, il Sistema di Interscambio consegna in modo sicuro la fattura elettronica al destinatario comunicando, con una “ricevuta di recapito”, a chi ha trasmesso la fattura elettronica, la data e l’ora di consegna del documento.

In caso di esito negativo dei controlli, sarà necessario procedere alla correzione dei dati all’interno del documento già generato, mantenendo inalterati il numero della fattura elettronica e la data del documento.

Esistono ancora le fatture in formato cartaceo?

È importante sottolineare che se la fattura viene predisposta ed inviata al destinatario in formato diverso da Xml, ovvero non utilizzando il Sistema di Interscambio, così come previsto dal provvedimento del 30 aprile 2018, tale fattura si considera non emessa, con conseguenti sanzioni (di cui all’art. 6 del Dlgs n. 471/1997) a carico del soggetto emittente e con la impossibilità di detrazione dell’Iva a carico del destinatario. Si può quindi affermare che la fattura cartacea esiste ancora limitatamente a determinate tipologie di operazioni tra privati, mentre in larga parte prevale la fattura elettronica (per la P.A. la fattura elettronica è la regola).

Quando non serve la fattura

Nel nostro ordinamento sono previsti esoneri dall’obbligo di emissione della fattura elettronica per i seguenti soggetti:

  • contribuenti aderenti al regime dei minimi nel regime di vantaggio secondo l’art. 27 c.1-2 del D.L. 98/2011;
  • contribuenti aderenti al regime forfettario di cui all’art 1 c.54-89 della L. 190/2014;
  • agricoltori aderenti al regime speciale loro dedicato;
  • operatori del settore sanitario (con riferimento alle sole operazioni oggetto di trattazione per l’adempimento di alimentazione del STS – Sistema Tessera Sanitaria);
  • Associazioni Sportive Dilettantistiche aderenti al regime forfettario (ovvero che registrano ricavi inferiori a 65.000,00 euro per anno).

Si tratta pertanto di casistiche che prevedono l’esonero dall’obbligo di emissione della fattura elettronica che dipendono dal regime fiscale o dalla natura giuridica del soggetto attivo (cedente o prestatore).

Sono inoltre escluse dall’obbligo di gestione della fattura elettronica le operazioni economiche effettuate nei confronti di soggetti esteri.

Altri casi di esonero dall’obbligo di fatturazione (opzionali)

È l’art. 36-bis del D.P.R. 633/72 (Testo Unico in materia di Imposta sul Valore Aggiunto, cd. “Decreto IVA”) ad esporre quali sono gli ulteriori casi in cui il contribuente può essere esonerato dall’obbligo di procedere alla fatturazione, provvedendo alla registrazione degli introiti nel registro dei corrispettivi.

Si tratta di ragioni legate alla natura dell’operazione.

L’art. 36-bis del D.P.R. 633/72 recita: “Il contribuente che ne abbia data preventiva comunicazione all’ufficio è dispensato dagli obblighi di fatturazione e di registrazione relativamente alle operazioni esenti da imposta ai sensi dell’art. 10, tranne quelle indicate ai numeri 11), 18) e 19) dello stesso articolo, fermi restando l’obbligo di fatturazione registrazione delle altre operazioni eventualmente effettuate, l’obbligo di registrazione degli acquisti e gli altri obblighi stabiliti dal presente decreto, ivi compreso l’obbligo di rilasciare la fattura quando sia richiesta dal cliente.

Nell’ipotesi di cui al precedente comma il contribuente non è ammesso a detrarre dall’imposta eventualmente dovuta quella relativa agli acquisti e alle importazioni e deve presentare la dichiarazione annuale, compilando l’elenco dei fornitori, ancorché non abbia effettuato operazioni imponibili.

La comunicazione di avvalersi della dispensa dagli adempimenti relativi alle operazioni esenti dev’essere fatta nella dichiarazione annuale relativa all’anno precedente o nella dichiarazione di inizio dell’attività ed ha effetto fino a quando non sia revocata e in ogni caso per almeno un triennio. La revoca deve essere comunicata all’ufficio nella dichiarazione annuale ed ha effetto dall’anno in corso.”

Inoltre consultando l’art. 22 del D.P.R. 633/72 ricaviamo un ulteriore elenco di attività e tipologie di operazioni che non sono necessariamente da documentare mediante fattura.

Si tratta dei seguenti casi:

  • per cessioni di beni effettuate da commercianti al minuto autorizzati in locali aperti al pubblico, in spacci interni, mediante apparecchi di distribuzione automatica, per corrispondenza, a domicilio o in forma ambulante;
  • prestazioni alberghiere e le somministrazioni di alimenti e bevande effettuate dai pubblici esercizi, nelle mense aziendali o mediante apparecchi di distribuzione automatica;
  • prestazioni di trasporto di persone nonché di veicoli e bagagli al seguito;
  • prestazioni di servizi rese nell’esercizio di imprese in locali aperti al pubblico, in forma ambulante o nell’abitazione dei clienti;
  • prestazioni di custodia e amministrazione di titoli e per gli altri servizi resi da aziende o istituti di credito e da società finanziarie o fiduciarie;
  • per le operazioni esenti indicate ai numeri da 1) a 5) e ai numeri 7), 8), 9), 16) e 22) dell’art. 10;
  • attività di organizzazione di escursioni, visite della città, giri turistici ed eventi similari, effettuata dalle agenzie di viaggi e turismo;
  • prestazioni di servizi di telecomunicazione, di servizi di teleradiodiffusione e di servizi elettronici resi a committenti che agiscono al di fuori dell’esercizio d’impresa, arte o professione;
  • le prestazioni di gestione del servizio delle lampade votive nei cimiteri.

L’art. 22 inoltre chiarisce che: “La disposizione del comma precedente può essere dichiarata applicabile (…) ad altre categorie di contribuenti che prestino servizi al pubblico con caratteri di uniformità, frequenza e importo limitato tali da rendere particolarmente onerosa l’osservanza dell’obbligo di fatturazione e degli adempimenti connessi”. Per tale motivo, ad esempio, le spettanze introitate per la gestione della mensa o del trasporto scolastico possono essere fiscalmente gestite attraverso il registro dei corrispettivi e non sono obbligatoriamente da fatturare.

Chi è obbligato ad emettere fattura elettronica

La risposta è rintracciabile nel sopracitato art. 22: “Gli imprenditori che acquistano beni che formano oggetto dell’attività propria dell’impresa da commercianti al minuto ai quali è consentita l’emissione della fattura sono obbligati a richiederla”.

In sintesi, nell’ambito di un rapporto economico intercorrente tra due soggetti passivi Iva è sempre necessario procedere con la documentazione delle transazioni economiche (prestazioni di servizio o cessioni di beni) mediante fattura elettronica. Laddove non vi sia interesse alla detrazione e il destinatario non ne faccia espressamente richiesta non oltre il momento di effettuazione dell’operazione (come ci ricorda l’art. 22 del D.P.R. 633/72), il cedente/prestatore è esonerato dall’obbligo di fatturazione se l’attività rientra negli elenchi sopra riportati.

Rebecca Zollo