Le tipologie di controllo interno negli enti locali

L’assetto del sistema di controlli interni previsti per un corretto controllo di gestione negli enti locali, secondo le previsioni del Tuel e del d.lgs. n. 150/2009, si basa su sette tipologie di controlli.

Come anticipato nell’articolo precedente esistono sette tipologie di controlli interni, quali:

1. Il controllo di gestione;
2. Il controllo degli equilibri finanziari;
3. Il controllo di regolarità amministrativa e contabile;
4. Il controllo strategico;
5. Il controllo sulla qualità dei servizi;
6. Il controllo sulle società partecipate;
7. La valutazione del personale e dei servizi.

Nello scorso articolo abbiamo preso atto del controllo di gestione e del controllo degli equilibri finanziari, mentre oggi analizzeremo i rimanenti.

Controllo di regolarità amministrativa e contabile negli enti locali

Nell’ambito della sua autonomia normativa ed organizzativa, l’ente locale individua strumenti e metodologie specifiche per lo svolgimento del controllo di regolarità amministrativa e contabile al fine di garantire la legittimità, la regolarità e la correttezza dell’azione amministrativa.

Il controllo di regolarità contabile è di tipo preventivo, mentre il controllo di regolarità amministrativa è composto da due fasi, una preventiva ed una successiva.

Il controllo contabile è effettuato dal responsabile del servizio finanziario esclusivamente nella fase preventiva.

La natura bifasica del controllo di regolarità amministrativa viene assicurata, nella fase preventiva della formazione dell’atto, dal responsabile di servizio attraverso il rilascio del parere di regolarità tecnica. Nella fase successiva è svolto sotto la direzione del segretario.

Esaminiamo, in dettaglio, le fasi, preventiva e successiva, del controllo in esame.

Nella fase preventiva su ogni proposta di deliberazione di giunta o consiglio e che non sia mero atto di indirizzo è richiesto  il parere in ordine alla sola regolarità tecnica del responsabile del servizio interessato ed il parere del responsabile di ragioneria in ordine alla regolarità contabile, qualora comporti riflessi diretti o indiretti sulla situazione economico-finanziaria o sul patrimonio dell’ente locale.

I responsabili dei servizi rispondono in via amministrativa e contabile dei pareri espressi.

Nel caso in cui nell’ente non vi siano i responsabili dei servizi, il parere è espresso dal Segretario dell’ente locale, in relazione alle sue competenze.

Qualora la Giunta o il Consiglio non intendano conformarsi ai pareri dati dai responsabili devono darne adeguata motivazione.

Nella fase successiva, viene esercitato il controllo di regolarità amministrativa, sotto la direzione del Segretario, secondo i principi di revisione aziendale e le modalità definite nell’ambito dell’autonomia organizzativa dell’ente.

Il segretario provvede a trasmettere periodicamente le risultanze del controllo successivo:

• Ai responsabili dei servizi con opportune direttive a cui conformarsi qualora siano state riscontrate irregolarità;
• Ai revisori dei conti;
• Agli organi di valutazione dei risultati dei dipendenti per gli adempimenti di competenza;
• Al Consiglio Comunale.

Controllo strategico negli enti locali

Il controllo strategico mira a operare un confronto tra gli obiettivi indicati nel DUP (Documento Unico di Programmazione) ed i risultati conseguiti dall’ente locale, attraverso un controllo delle ragioni che hanno comportato eventuali scostamenti, anche se parziali, o al mancato raggiungimento degli obiettivi.

Esso è strutturato in due fasi:

• Una prima fase atta a verificare l’impatto sul territorio amministrato dell’attività di pianificazione e programmazione predisposta dall’ente locale e se essa può effettivamente produrre i risultati auspicati;
• Una seconda fase costituita da un importante supporto al fine di valutare come la struttura burocratica, concretamente, attua piani, programmi e gli altri strumenti di indirizzo politico emanati dagli amministratori dell’ente locale.

La disciplina di tale controllo è contenuta nell’art. 147-ter del Tuel. Esso è obbligatorio per i Comuni superiori ai 15.000 abitanti.

I Comuni, nell’ambito della propria autonomia organizzativa possono istituire tale controllo anche in forma associata.

L’unità responsabile dello svolgimento dell’attività di controllo, che è posta sotto la direzione del Direttore Generale (ove istituito) o del Segretario Comunale, deve elaborare dei rapporti periodici da presentare alla Giunta e al Consiglio Comunale.

Controllo sulla qualità dei servizi negli enti locali

Questo tipo di controllo ha lo scopo di rilevare ed accertare il grado di soddisfazione degli utenti, interni ed esterni all’ente locale, che fruiscono dei servizi erogati dal Comune e dai suoi organismi gestionali esterni. La valenza del controllo di gestione degli enti locali, inerente alla rilevazione della qualità dei servizi erogati, sta sempre più assumendo un ruolo centrale nell’ambito degli strumenti di misurazione delle attività svolte dall’amministrazione.

La centralità del cittadino o dell’utente diviene, in tale contesto, l’elemento attorno al quale si costruiscono i sistemi di controllo e vengono organizzate le risorse umane e finanziarie necessarie all’erogazione dei servizi. Occorre conoscere il livello di soddisfacimento dei bisogni dei cittadini attraverso analisi che mirano a rilevare i commenti che la popolazione esprime come valutazione delle modalità di erogazione dei servizi prodotti adottati dall’ente locale.

Gli indicatori vengono elaborati a seguito di analisi, attraverso questionari o rilevazioni dirette, su campioni selezionati di utenti dell’ente locale, rappresentativi delle caratteristiche del bacino di riferimento. È opportuno ricordare che per garantire la qualità del servizio non è più sufficiente fornire dei servizi, ma è necessario che gli enti locali siano in grado di ridurre i costi, di ridurre i tempi della burocrazia e di rispondere in maniera tempestiva ai cittadini facendo risparmiare tempo.

Bisogna dare concreta attuazione al principio costituzionale del “buon andamento” dell’azione amministrativa. Per fornire un esempio concreto, l’ente locale deve garantire alle amministrazioni scolastiche il servizio mensa. Per la valutazione del servizio reso ai cittadini sarà necessario prendere in considerazione i seguenti parametri:

• Tempestività e regolarità con la quale inizia il servizio;
• Modalità di distribuzione;
• Igiene del personale;
• Qualità delle materie prime e dei prodotti utilizzati;
• Valutazione del pasto prodotto;
• Ciclo produttivo;
• Ciclo confezionamento.

Controllo sulle società partecipate negli enti locali

In base all’art. 147-quater del Tuel, i comuni superiori a 15.000 abitanti, secondo la propria autonomia organizzativa disciplinano, con regolamento, un sistema di controlli sulle società partecipate svolto direttamente dalle strutture dell’ente locale in cui sono inserite dette partecipazioni sociali.

Tale regolamento deve disciplinare un adeguato sistema informativo finalizzato a rilevare:

1) I rapporti finanziari tra l’ente e la società;

2) La situazione contabile, gestionale ed organizzativa delle società;

3) I contratti di servizio.

L’ente locale deve indicare gli obiettivi gestionali a cui deve tendere ciascuna società partecipata, secondo standard qualitativi e quantitativi predeterminati, nell’ambito del DUP (Documento Unico di Programmazione).

L’ente locale deve effettuare un monitoraggio periodico circa l’andamento delle partecipate, anche e soprattutto al fine di identificare, in tempo utile, gli eventuali interventi correttivi per ridurre squilibri economico-finanziari rilevanti per il bilancio comunale. Un maggiore approfondimento in merito ai controlli sulle società partecipate è presente in questo precedente articolo.

Controllo sulla valutazione del personale e dei servizi negli enti locali

La valutazione del personale e dei servizi offerti dall’ente locale ricopre un ruolo molto importante al fine di comprendere l’andamento dell’azione amministrazione ed avere un responso da parte dei cittadini rispetto alle utenze e servizi offerti. Il feedback è un elemento centrale perché permette azioni correttive e migliorative rispetto ai servizi offerti, consentendo di poter avere riscontro anche in merito al personale ed al loro operato.

La valutazione del personale riguarda anche i dirigenti ed è strettamente collegato al controllo strategico ed al controllo di gestione.

La valutazione deve riguardare tre livelli:

1) La valutazione della struttura organizzativa nel suo complesso;

2) La valutazione delle singole unità organizzative;

3) La valutazione individuale dei dirigenti e del restante personale. Sempre con riferimento alla valuta-zione, sia individuale che organizzativa, devono essere adottati criteri connessi al soddisfacimento dei destinatari dei servizi e degli interventi.

Per tutti i tre livelli di valutazione l’ente locale deve garantire la massima trasparenza delle informazioni concernenti la misurazione e la valutazione della performance. La misurazione e la valutazione della performance individuale e organizzativa rappresentano una delle fasi del cosiddetto “ciclo di gestione della performance”: tale ciclo parte dalla definizione di obiettivi ed indicatori e si conclude con l’utilizzo dei sistemi premianti e dei sistemi di rendicontazione dei risultati anche pubblica.

Gli enti locali devono valutare con cadenza annuale la performance sia individuale che organizzativa.