Piano triennale ICT: la guida operativa per i piccoli Comuni

Introduzione

Il Piano triennale per l’informatica nella pubblica amministrazione, previsto dall’articolo 14-bis del Codice dell’amministrazione digitale (CAD) e aggiornato annualmente da AgID, rappresenta uno strumento strategico essenziale per accompagnare la trasformazione digitale della pubblica amministrazione italiana. Anche i Comuni di piccole dimensioni, spesso caratterizzati da risorse economiche e umane limitate, sono chiamati ad adottare una visione a lungo termine per adeguarsi agli standard nazionali e offrire servizi pubblici moderni, accessibili e sicuri. Redigere il Piano non è solo un adempimento formale, ma un’opportunità concreta per:

• analizzare lo stato dell’arte dell’ente;
• individuare criticità e priorità;
• pianificare interventi mirati e sostenibili.

Questo articolo propone un metodo operativo in sei fasi, concepito per aiutare i Comuni alla prima esperienza a redigere il proprio Piano triennale ICT in modo pragmatico, efficace e sostenibile.

1. Attività preliminari e raccolta dati

La prima fase consiste nell’individuare le figure chiave del progetto. Il Sindaco, in qualità di rappresentante legale dell’ente, nomina il Responsabile per la transizione digitale (RTD), figura obbligatoria per ogni amministrazione pubblica. A supporto dell’RTD, si costituisce un gruppo di lavoro multidisciplinare. L’obiettivo iniziale è la raccolta sistematica di dati sullo stato digitale del Comune:

• dotazione hardware (PC, server, dispositivi mobili, stampanti, dispositivi mobili per servizi esterni);
• software applicativi in uso (sistemi di protocollo, anagrafe, contabilità, gestione tributi, sito web istituzionale, PEC, gestione documentale, servizi sociali);
• servizi online eventualmente attivi (es. prenotazioni, richieste certificati, segnalazioni, sportello unico attività produttive);
• livello di digitalizzazione dei procedimenti (protocollazione automatica, firme elettroniche, workflow interni informatizzati);
• competenze informatiche del personale (valutazione tramite questionari, corsi frequentati, utilizzo quotidiano degli strumenti digitali);
• progetti finanziati (es. fondi PNRR, fondi regionali, contributi per innovazione digitale, bandi su cloud, cybersecurity);
• eventuali documenti programmatici già approvati (delibere, piani di informatizzazione pregressi, adesioni a linee guida regionali o ad aggregazioni sovracomunali).

Questa fase rappresenta la base conoscitiva per la costruzione di un Piano fondato su dati oggettivi.

2. Analisi dello stato attuale

Con i dati raccolti, si procede alla stesura dell’analisi di contesto. Si esaminano:

• sito web istituzionale e grado di accessibilità, con particolare attenzione alla conformità alle linee guida AgID, alla frequenza di aggiornamento dei contenuti, alla facilità di navigazione per utenti con disabilità;
• uso della PEC per comunicazioni ufficiali, valutando sia l’efficacia nell’utilizzo corrente che l’integrazione nei flussi documentali automatizzati;
• disponibilità di Wi-Fi pubblico e strumenti collaborativi, inclusi software per videoconferenze, condivisione documentale e piattaforme di collaborazione tra uffici;
• gestione dei backup e misure di sicurezza adottate, come presenza di antivirus aggiornati, firewall, controllo accessi, piani di disaster recovery e test periodici di ripristino;
• integrazione con banche dati nazionali (Indice PA, ANPR), valutando anche l’interoperabilità con altri sistemi pubblici come pagoPA, SPID, App IO;
• adesione a piattaforme SPID, CIE, pagoPA, con indicazione di servizi già attivi e funzionanti, modalità di autenticazione attuate, e numero di accessi registrati;
• disponibilità di servizi digitali per cittadini e imprese, analizzando varietà, accessibilità, usabilità e grado di utilizzo degli stessi, nonché canali di assistenza disponibili;
• struttura organizzativa dell’ente e budget ICT, comprendente personale interno dedicato (se presente), ricorso a fornitori esterni, eventuali partecipazioni a unioni di comuni o convenzioni in essere, suddivisione della spesa ICT negli ultimi tre esercizi.

Il risultato sarà una fotografia dettagliata dello stato digitale dell’ente, utile a evidenziare gap e margini di miglioramento.

3. Definizione di priorità e obiettivi

L’analisi permette di definire le azioni prioritarie. Si parte dagli obblighi di legge:

• adesione a pagoPA, assicurandosi che tutti i pagamenti comunali siano digitalizzabili, configurando correttamente i flussi di pagamento e collegando ogni servizio con il nodo nazionale;
• attivazione SPID e CIE per l’accesso ai servizi online, con verifica dell’effettiva interoperabilità tra piattaforme, facilitando l’uso da parte dei cittadini e integrando sistemi di autenticazione sicura;
• integrazione con ANPR (Anagrafe nazionale della popolazione residente), garantendo la sincronizzazione in tempo reale dei dati anagrafici, la gestione dei subentri corretti e l’utilizzo delle funzionalità avanzate messe a disposizione dal sistema centrale;
• adozione delle misure minime AgID, incluse le politiche di sicurezza aggiornate, i piani di continuità operativa, la protezione perimetrale dei dati, i backup regolari e testati, e la formazione continua del personale sull’uso consapevole delle tecnologie e la prevenzione dei rischi informatici.

A questi si aggiungono gli obiettivi locali:

• digitalizzazione dei procedimenti interni (es. delibere);
• attivazione di servizi online (es. certificati anagrafici);
• formazione del personale;
• migrazione al cloud.

Gli obiettivi devono essere SMART:

• specifici, ovvero chiaramente definiti in modo da non lasciare spazio a interpretazioni ambigue e strettamente legati a un ambito concreto di intervento;
• misurabili, attraverso indicatori oggettivi (KPI) che permettano di verificare in modo chiaro se l’obiettivo è stato raggiunto o meno, come ad esempio il numero di servizi digitali attivati o la percentuale di utenti che li utilizzano;
• attuabili, cioè realistici rispetto alle risorse economiche, tecnologiche e umane effettivamente disponibili nel Comune, evitando di prevedere attività fuori scala rispetto alle proprie capacità;
• rilevanti, quindi allineati con le reali esigenze del territorio, coerenti con le politiche dell’ente e capaci di produrre un impatto tangibile per cittadini, imprese e personale interno;
• temporizzati, ovvero accompagnati da una precisa scadenza entro cui raggiungere il risultato, inserita in un cronoprogramma verificabile e compatibile con gli altri interventi previsti.

La pianificazione si articola su tre orizzonti:

• breve termine (entro 12 mesi);
• medio termine (entro 24 mesi);
• lungo termine (entro 36 mesi).

4. Redazione del piano

La redazione del Piano segue il Format PT di AgID, che garantisce coerenza con il Piano nazionale. La struttura include:

• introduzione (norme di riferimento, finalità, collegamenti con il Piano triennale nazionale, destinatari del documento e metodologia adottata);
• analisi di contesto (sintesi della fase 2, analisi SWOT del sistema informativo comunale, punti di forza e debolezza, opportunità e minacce);
• obiettivi strategici del triennio (descrizione estesa degli obiettivi in relazione alle esigenze locali, agli indirizzi normativi e agli obiettivi strategici nazionali);
• azioni previste, per area tematica:
  • servizi digitali (elenco dei servizi esistenti, servizi da attivare, livelli di servizio previsti, canali di accesso);
  • piattaforme abilitanti (implementazione o miglioramento di SPID, CIE, pagoPA, App IO, ANPR, e loro interoperabilità);
  • gestione dati e open data (modalità di gestione e valorizzazione del patrimonio informativo, catalogazione dei dataset, pubblicazione in formato aperto);
  • infrastrutture e cloud (situazione attuale delle infrastrutture tecnologiche, piano di migrazione al cloud, livelli di affidabilità e scalabilità previsti);
  • sicurezza e GDPR (adozione delle misure minime AgID, politica della sicurezza informatica, nomina del DPO, formazione su GDPR);
  • competenze digitali (analisi del fabbisogno formativo, piano di formazione continua per il personale, strumenti di autovalutazione);
• pianificazione temporale (cronoprogramma dettagliato con milestone annuali, scadenze intermedie, responsabilità e indicatori associati);
• risorse economiche (dettaglio dei costi previsti per ogni azione, fonti di finanziamento, vincoli di bilancio, cofinanziamenti attesi);
• governance e monitoraggio (modello di gestione del Piano, ruolo dell’RTD, strumenti di controllo dell’avanzamento, modalità di rendicontazione);
• appendici (glossario, riferimenti normativi completi, tabelle di raccordo con il Piano nazionale, modulistica di supporto, documentazione tecnica di riferimento).

Il linguaggio deve essere semplice e accessibile, per favorire la lettura da parte di amministratori e cittadini.

5. Approvazione e pubblicazione

Una volta completato, il Piano viene approvato dagli organi istituzionali (Giunta o Consiglio) e può essere incluso nel:

• Documento Unico di Programmazione (DUP);
• Piano Integrato di Attività e Organizzazione (PIAO).

Successivamente, il Piano va pubblicato nella sezione:

• «Amministrazione trasparente» → «Atti di programmazione»;
• oppure «Pianificazione e governo del territorio».

È utile prevedere anche:

• comunicazione sintetica ai cittadini (newsletter, social);
• aggiornamento periodico dello stato di avanzamento.

6. Esecuzione, monitoraggio e aggiornamento

La fase esecutiva è cruciale per tradurre gli obiettivi in risultati. Il RTD svolge le seguenti attività:

• coordinamento dell’attuazione, che comprende l’organizzazione operativa delle attività previste nel Piano, il coinvolgimento costante degli uffici comunali interessati e la gestione delle relazioni con fornitori esterni e partner istituzionali, garantendo una regia unitaria delle azioni;
• monitoraggio dell’avanzamento, mediante l’uso di strumenti digitali di project management, la definizione di check-point periodici, la raccolta sistematica di evidenze documentali e la rilevazione di eventuali criticità o scostamenti rispetto agli obiettivi;
• redazione di report periodici, strutturati in modo da includere indicatori aggiornati, analisi degli scostamenti, sintesi delle attività svolte, criticità rilevate, azioni correttive adottate e valutazioni sui livelli di efficienza e qualità dei servizi digitali erogati.

Gli indicatori (KPI) possono comprendere:

• numero di servizi online attivati;
• percentuale di personale formato;
• livello di soddisfazione degli utenti;
• riduzione dell’uso della carta.

Ogni anno:

• il Piano viene aggiornato mantenendo l’orizzonte triennale, estendendo di un anno la pianificazione in modo da garantire una continuità strategica e una visione di lungo periodo che accompagni l’evoluzione digitale dell’ente;
• si integrano le novità del Piano nazionale AgID, comprese le nuove misure di sicurezza, i requisiti di interoperabilità, gli aggiornamenti sulle piattaforme abilitanti e le nuove opportunità di finanziamento, assicurando così l’allineamento con gli orientamenti nazionali;
• si ridefiniscono obiettivi e risorse in base ai risultati, effettuando una revisione critica degli obiettivi raggiunti, dei progetti ancora in corso, delle eventuali difficoltà riscontrate, e ricalibrando le azioni per l’anno successivo sulla base delle priorità emergenti, della disponibilità finanziaria e delle competenze acquisite durante l’anno precedente.

Conclusioni

Redigere un Piano triennale ICT efficace non è un esercizio burocratico, ma un’occasione di crescita per l’intera comunità. Anche un Comune con risorse limitate può:

• migliorare la qualità dei servizi pubblici;
• rafforzare la sicurezza delle infrastrutture digitali;
• promuovere una cultura dell’innovazione.

Il metodo in sei fasi illustrato rappresenta una base solida su cui costruire piani credibili, monitorabili e coerenti con le esigenze del territorio. Investire in:

• competenze interne;
• pianificazione strategica;
• partecipazione attiva;

è la chiave per un’amministrazione più moderna, trasparente ed efficace.