Il consegnatario dei beni mobili

Il consegnatario dei beni mobili è una figura di rilievo nella gestione del patrimonio dell’ente. Con l’introduzione del decreto legislativo n. 118 del 2011 la redazione e l’aggiornamento dell’inventario degli enti locali diventa di fondamentale importanza, dal momento che gli enti sono tenuti a redigere l’inventario entro il 30 aprile di ogni anno in vista del rendiconto di gestione.

Una corretta gestione dell’inventario richiede lo svolgimento di alcune attività:

• riclassificazione delle singole voci dell’inventario secondo il piano dei conti patrimoniali di cui all’Allegato 6 del D. Lgs. 118/2011;
• aggiornamento dell’inventario previa eventuale effettuazione di una revisione straordinaria e applicazione dei criteri di valutazione previsti dall’Allegato n.4/3 al D. lgs. n.118/2011 al fine ottenere una consistenza reale del patrimonio dell’ente e del relativo valore.

La regolare tenuta dell’inventario dei beni mobili è di competenza del consegnatario dei beni, in questo articolo andremo ad approfondire la procedura di nomina, le sue responsabilità e gli adempimenti che deve espletare.

Il consegnatario dei beni: la nomina

La designazione del consegnatario dei beni viene conferita al personale di ruolo dell’amministrazione con l’individuazione del soggetto da parte dei titolari dei centri di responsabilità, successivamente viene conferito ufficialmente mediante verbale di deliberazione della giunta comunale, che ne definisce le modalità di presa in carico e le funzioni; con la sua nomina vengono indicati uno o più dipendenti dell’ente con il compito di sostituirlo in caso di assenza o di impedimento temporaneo.

Per i centri di elaborazione dati, i magazzini, i depositi e i laboratori vengono nominati come consegnatari dei beni, i dipendenti in possesso di specifiche competenze professionali, mentre per i beni mobili ubicati in sedi distaccate vengono nominati i sub-consegnatari che operano per conto del consegnatario principale.

La figura del consegnatario dei beni, talvolta denominato agente, in base alle modalità di gestione, di rendicontazione e responsabilità, può assumere due tipi di qualifiche: la qualifica di agente contabile (di custodia) o di agente amministrativo (di vigilanza).

Il consegnatario dei beni per debito di custodia

Il consegnatario dei beni per debito di custodia è la figura a cui viene affidata la conservazione, la gestione, la distribuzione e il rifornimento dei beni mobili di appartenenza al proprio ente. Questa figura assume la qualifica di agente contabile ed è tenuto ad allegare al conto giudiziale quanto riportato nell’art. 233 comma 2 del D. Lgs. n. 267/2000 del Testo Unico degli Enti Locali:

“Gli agenti contabili, a danaro e a materia, allegano al conto, per quanto di rispettiva competenza:

a) il provvedimento di legittimazione del contabile alla gestione;

b) la lista per tipologie di beni;

c) copia degli inventari tenuti dagli agenti contabili;

d) la documentazione giustificativa della gestione;

e) i verbali di passaggio di gestione;

f) le verifiche ed i discarichi amministrativi e per annullamento,

variazioni e simili;

g) eventuali altri documenti richiesti dalla Corte dei conti.”

Al consegnatario dei beni che non presenta il conto giudiziale della propria gestione nei termini prescritti si applicano le norme relative al giudizio per mancata resa del conto giudiziale.

Il consegnatario dei beni per debito di vigilanza

Il consegnatario dei beni per debito di vigilanza assume la responsabilità di conservazione dei beni in via provvisoria, in attesa che questi siano distribuiti agli utilizzatori finali. Questa figura assume la qualifica di agente amministrativo ed è tenuto alla resa del conto amministrativo per dimostrare la consistenza e la movimentazione dei beni mobili ad esso affidati. A differenza del consegnatario per debito di custodia, esso non ha l’obbligo di presentare il conto giudiziale.

Sub-consegnatario

Come detto precedentemente, nel caso in cui i beni mobili siano dislocati in sedi distaccate e non ci fosse la possibilità di nominare un consegnatario, possono essere nominati dei sub-consegnatari che operano alle dipendenze del consegnatario principale.

Il sub-consegnatario risponde della consistenza e della conservazione dei beni mobili ad esso affidati e ha l’obbligo di comunicare al consegnatario principale le variazioni intervenute durante l’esercizio, compilando l’apposito prospetto informativo. In caso di furto dei beni mobili, sarà dovere del sub-consegnatario sporgere denuncia all’Autorità Giudiziaria, trasmettendo una copia al consegnatario dei beni.

Il consegnatario dei beni: suoi adempimenti

Il consegnatario dei beni diventa a tutti gli effetti il responsabile amministrativo e contabile dei beni mobili a seguito di regolare verbale di consegna. In questo modo diviene così il soggetto sul quale ricade la responsabilità della tutela dei beni mobili dell’ente, relativamente al periodo in cui sarà in carica, secondo le regole generali in materia di responsabilità amministrativa e contabile.

Questa carica oltre alle responsabilità già citate, comporta una serie di adempimenti che esso dovrà tenere allo scopo di preservare l’integrità, il corretto uso e la tracciabilità dei beni mobili ed è quindi:

• responsabile della corretta custodia, buon uso, conservazione e funzionalità dei beni mobili affidati;
• tenuto ad assicurarsi che vi sia apposta un’etichetta identificativa sui nuovi beni e deve verificare la conformità dei medesimi;
• incaricato alla registrazione dei passaggi di consegna per carico e scarico e tenuta dei registri d’inventario attraverso periodica ricognizione dei beni assegnati;
• obbligato a segnalare al servizio amministrativo patrimonio le difformità o le eventuali esigenze manutentive;
• tenuto a comunicare agli uffici competenti delle necessità di sostituzione o alienazione di beni mobili assegnati per inutilizzabilità, vetustà o esigenze di rottamazione;
• obbligato a denunciare alle autorità competenti di eventuali furti o sottrazioni indebite del patrimonio mobiliare custodito;
• preposto alla sottoscrizione del rendiconto annuale di gestione che dovrà essere approvato secondo le modalità di cui all’art. 233 del D. Lgs. N. 267/2000 del TUEL, entro il 31 gennaio dell’anno successivo a quello in rendicontazione.

Il consegnatario dei beni: durata dell’incarico

L’incarico del consegnatario dei beni non può superare i cinque anni come indicato dall’art. 93 comma 4 del D. Lgs. N. 267/2000 del TUEL come citato in questo estratto di seguito:

“L’azione di responsabilità si prescrive in cinque anni dalla commissione del fatto. La responsabilità nei confronti degli amministratori e dei dipendenti dei comuni e delle province è personale e non si estende agli eredi salvo il caso in cui vi sia stato illecito arricchimento del dante causa e conseguente illecito arricchimento degli eredi stessi. “

Il consegnatario dei beni: il cambio

Il cambio del consegnatario dei beni avviene verificando la situazione contabile attraverso la ricognizione dell’inventario dei beni mobili. Viene redatto un apposito verbale in cui viene dato atto dell’eseguita ricognizione dei beni. Il consegnatario dei beni lo trasmette per il periodo dal 1° gennaio alla data del subentro del nuovo consegnatario.

Il cambio può avvenire in situazioni straordinarie che devono essere motivate e giustificate secondo la clausola di riserva che ne sottolinea l’assoluta eccezionalità delle circostanze legittimando il cambio di consegnatario.

La suddetta clausola può essere applicata anche solo per un numero di beni mobili circoscritto, quando questi sono ubicati in locali non facilmente raggiungibili o temporaneamente inagibili.

La clausola deve essere sciolta entro un periodo non superiore di tre mesi. Tale termine può essere prorogato dal dirigente dell’ufficio del consegnatario dei beni, per un periodo non superiore di due mesi in casi eccezionali.