Introduzione
Il Controllo di Gestione negli enti locali, come anticipato negli articoli precedenti, è lo strumento necessario per monitorare lo svolgimento corretto dell’azione amministrativa o eventualmente per attuare delle pratiche di correzione per far si che si raggiungano gli obiettivi preposti.
Abbiamo già illustrato come si compone il Controllo di Gestione, ma quali sono gli elementi cardine da cui partire per la nostra analisi?
Per un corretto monitoraggio, è necessario avere degli elementi di riferimento con cui confrontare i risultati della gestione in corso, come ad esempio:
- Gli obiettivi preposti tramite una ponderata pianificazione e programmazione;
- I risultati economico-finanziari raggiungi dalla gestione delle risorse.
Per quanto concerne gli obiettivi pianificati e programmati, si deve verificare l’andamento dell’azione amministrativa e l’andamento delle operazioni, mentre per quanto riguarda i risultati economico-finanziari, con cosa possiamo confrontarci? La risposta è molto semplice: con il budget.
Che cos’è il Budget e le sue funzioni
Il budget illustra i costi (valore dell’utilizzo effettivo delle risorse) che lo l’ente locale prevede di sostenere, in coerenza con gli stanziamenti finanziari (spesa per l’acquisizione di risorse e per trasferimenti) approvati precedentemente.
Le previsioni finanziarie di bilancio sono pertanto accompagnate dal budget triennale dei costi, formulato attraverso il sistema di contabilità economica analitica.
Ma qual è la funzione del budget?
Il Budget ha le seguenti funzioni:
- Pianifica e programma le liquidità disponibili dall’ente locale;
- Traduce in denaro il programma d’azione previsto dall’azione amministrativa;
- Monitora l’andamento economico-finanziario dell’ente locale e la sua corretta gestione delle spese e delle disponibilità liquide;
- Autorizza le Spese (o costi) e le Entrate (es. i finanziamenti);
- Consente di far emergere le proposte per tenere conto delle incertezze strategiche, in quanto se il budget è costruito dal basso, diventa elemento di comunicazione tra i singoli Centri di Responsabilità ed i vertici.
Il Budget nel Controllo di Gestione
I primi elementi da considerare per un corretto processo di Controllo di Gestione interno per la Pubblica Amministrazione sono:
- La definizione del budget;
- La sua corretta applicazione nel Controllo di Gestione;
- Il monitoraggio delle operazioni.
L’utilità nella predeterminazione di un budget corretto emerge nella pianificazione di obiettivi in termini economici, finanziari, strategici e temporali.
Il Controllo di Gestione è necessario al fine di verificare periodicamente gli scostamenti effettivi rispetto al budget delineato. Tale processo individua due momenti fondamentali:
- L’ottimizzazione del posizionamento delle risorse;
- L’ottimizzazione dell’organizzazione della Pubblica Amministrazione e la sua sinergia.
Il primo punto è necessario per valutare l’effettiva fattibilità delle strategie elaborate per il raggiungimento degli obbiettivi preposti dalla Pubblica Amministrazione con relativa progettazione ad hoc delle strategie da utilizzare.
Il secondo punto permette si predispongono le strategie mirate all’ottimizzazione della Pubblica Amministrazione, a partire dalla comunicazione fra responsabili, ai meccanismi di coordinamento ed alle relazioni fra budget.
Il processo di formazione del Budget
All’interno della PA, per una corretta elaborazione del budget è necessario monitorare diversi elementi, quali:
- L’analisi dello scenario ambientale;
- L’analisi delle strategie, il piano pluriennale e la situazione interna passata e attuale;
- La definizione degli obiettivi operativi;
- La definizione degli obiettivi e budget per Centro di Responsabilità;
- La verifica della effettiva disponibilità economico-finanziaria e l’eventuale revisione degli obiettivi;
- L’approvazione del budget.
Il piano esecutivo di gestione: PEG
Il piano esecutivo di gestione, d’ora in avanti PEG, è lo strumento fondamentale per un corretto Controllo di Gestione per il mezzo del quale la Giunta definisce gli obiettivi e li assegna agli organi di gestione competenti, ovvero i responsabili di gestione, unitamente alle dotazioni finanziarie, umane e tecnologiche.
Come già spiegato nel paragrafo precedente, il PEG è lo strumento di collegamento tra Giunta e Consiglio.
Più precisamente il PEG è lo strumento con il quale la Giunta definisce in termini annuali e operativi le linee di indirizzo strategico tracciate dal Consiglio nella relazione previsionale programmatica, detta anche RPP.
Oltre a ciò, il PEG rappresenta per i responsabili di gestione lo strumento attraverso il quale possono esercitare il loro potere organizzativo, finalizzato ad attuare ovviamente gli obiettivi assegnati dalla Giunta.
Pertanto, mentre la RPP costituisce la relazione tra Consiglio e Giunta, il PEG rappresenta il legame operativo tra Giunta e organo gestionale.
Dunque, con la redazione del PEG si termina e si rende concreta l’indirizzo generale della Giunta e si avvia l’azione gestionale dei dirigenti per l’anno di riferimento.
Si riportano di seguito le principali finalità del PEG:
- Definisce gli ambiti decisionali della Giunta e dei Responsabili di gestione;
- Guida la gestione;
- Distribuisce le risorse;
- Responsabilizza e motiva il personale;
- Coordina le attività delle varie unità organizzative;
- Coordina i vari strumenti di programmazione.
Per quanto concerne la definizione degli ambiti decisionali, si fa riferimento al grado di analiticità del PEG che determina il livello di autonomia dei responsabili di gestione. Infatti, il PEG disegna le politiche del personale, le regole di scelta di un fornitore, la natura economica dei capitoli, come la cancelleria, il telefono, la corrente elettrica e altro ancora.
Riguardo alla guida della gestione, si fa riferimento all’attività dei responsabili che è diretta al raggiungimento degli obiettivi fissati dal PEG.
Per quanto riguarda invece la distribuzione delle risorse, tale caratteristica del PEG è quella di assegnare le risorse in relazione agli obiettivi prefissati.
La responsabilizzazione e motivazione del personale fa riferimento al coinvolgimento dello stesso e dei suoi collaboratori al raggiungimento dei risultati previsti. In tal caso il PEG assume la funzione di
“incoraggiamento” del personale, collegando lo stato di raggiungimento dei risultati a un sistema di incentivazione misurato.
Per quanto concerne il coordinamento delle varie unità organizzative, il PEG in tale ambito assume un ruolo di “organizzatore temporale” delle azioni dei vari centri di responsabilità.
Infine, il coordinamento dei vari strumenti di programmazione fa riferimento alla traduzione degli obiettivi gestionali che, oltre a essere tradotti in quella annuale e operativa dei programmi della RPP, devono essere compatibili con altri strumenti di programmazione, come per esempio i piani
urbanistici, il piano triennale dei lavori pubblici, i progetti di finanziamento comunitari e altri.
Redazione e variazione del PEG
Da un punto di vista temporale, il PEG deve essere definito dalla Giunta prima dell’inizio dell’esercizio, sulla base del bilancio di previsione annuale deliberato dal Consiglio.
La redazione del PEG non deve necessariamente seguire un modello sancito dalla legge, ma deve invece descrivere obbligatoriamente dei contenuti minimi, che sono:
- Gli obiettivi gestionali assegnati ai responsabili di servizio;
- La suddivisione delle risorse di bilancio di capitoli;
- La suddivisione degli interventi di bilancio in capitoli;
- L’articolazione dei servizi di bilancio in centri di costo.
Il PEG non è un documento un documento obbligatorio per le Province e per gli enti locali con popolazione inferiore ai 5.000 abitanti, mentre per i restanti è facoltativo ma ne viene auspicata l’adozione per lo meno in forma semplificata.
Per il PEG è prevista la possibilità di ricorrere a variazioni, come indicato dalla norma:
4. Le variazioni al piano esecutivo di gestione sono adottate dalla giunta entro il 31 dicembre.
5. Le variazioni riguardano:
a) capitoli previsti nell’ambito della categoria;
b) capitoli dello stesso centro di responsabilità previsti nell’ambito del macroaggregato;
c) capitoli previsti nell’ambito del macroaggregato dello stesso programma e appartenenti a centri di responsabilità diversi.
6. E’ consentita la variazione del piano esecutivo di gestione concernente i soli obiettivi purchè avvenga nell’ambito degli obiettivi generali stabiliti dal bilancio e dal documento unico di programmazione.di Lorenzo Cavallo
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